عندما تحتاج الشركة إلى طريقة أكثر تطورًا لتنظيم عملياتها المحاسبية ،وتحليل نتائج هذه العمليات، يُعتبر برامج المحاسبة الحلا المثالي لهذا الغرض. وتظهر العديد من الأسئلة مثل:
- ما هي برامج المحاسبة ؟
- مهام برامج المحاسبة
- أهمية برامج المحاسبة
- أسعار برامج المحاسبة
- ماهي أفضل برامج المحاسبة ؟
- وما مميزات وعيوب برامج المحاسبة ؟
- ما هي الاختلافات بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
بعد طرح الأسئلة، الأهم هو الحصول على إجابات كافية، تدعم عملية اتخاذ القرار، وتوجه الشركة نحو اختيار أفضل برنامج محاسبة يلبي احتياجاتها بدون إهدار للموارد المالية أو التعب الذي قد يترتب عن قرار خاطئ. والهدف من هذا المقال هو مساعدتك على اتخاذ قرار شراء برنامج المحاسبة بثقة وعدم ندم فيما بعد.
تعريف برامج المحاسبة
نظم برامج المحاسبة هي تحويل تقني للسجلات المحاسبية التقليدية والمهام اليومية للمحاسب في شكل رقمي، حيث توفر نفس النتائج وتدير نفس العمليات ولكن بطريقة أكثر مواكبة للعصر الحالي وتكنولوجياته.
مهام برامج المحاسبة :
إننا إذا اختصرنا جميع التعقيدات التي تساعدها برامج المحاسبة، سنرى أنها تعتبر محاسباً آلياً يقوم بجميع المهام التي يقوم بها المحاسب البشري بنسبة محدودة فقط من الأتمتة، مع المساعدة في إدخال البيانات وضبط العمليات. مع مرور الوقت، يزداد حجم الأتمتة، حتى أنه من المرجح أن يأتي يوم تقوم فيه برامج المحاسبة بإجراء جميع المهام المطلوبة بمفردها، باستخدام تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي، وبالتالي يتلاشى الدور التقليدي لوظيفة المحاسب. وإذا أردنا استكشاف التفاصيل، دعنا نلقي نظرة على أهم الأشياء التي تقوم بها برامج المحاسبة.
- وضع القيود بشكل يدوي أو تسجيلها تلقائياً على النظام.
- تُحافظ على سجلات منظمة كوسيلة رقمية بديلة لدفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
- إصدار فواتير المبيعات والمشتريات.
- أداء العمليات المالية الأساسية والاستدلالية.
- إنشاء التقارير المالية والقوائم مثل:
- بيان الربح والخسارة.
- قائمة التدفقات النقدية.
- الميزانية العمومية. قائمة المركز المالي.
- متابعة وتدقيق جوانب المحاسبة الضريبية.
- إعداد شجرة الحسابات والتعديل عليها.
- القدرة على تنفيذ العمليات المحاسبية بسهولة ويسر، مثل:
- تقسيط الفواتير.
- إنشاء فواتير مرتجعة.
- التحكم في تصميم وهيئة الفاتورة.
- توقيع الفواتير إلكترونيًا.
- تكويد المنتجات.
- تضمين الفاتورة للباركود.
- ضبط وتعديل القيود (أو إنشاء القيود المعاكسة).
أهمية برامج المحاسبة
في بعض الأحيان، قد يكون استخدام برامج المحاسبة أمرًا ضروريًا، ولا يمكن تجنبه، كما يُستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية والامتثال لمتطلبات ضرائب بلدك وجوانب المحاسبة. ولكن في أوقات أخرى، تكون برامج المحاسبة خيارًا اختياريًا، وقبل الشراء، يتساءل أصحاب الشركات عن أهمية هذه البرامج. هل تستحق الجهود والتكاليف المطلوبة؟ وسنقوم بمراجعة ذلك معًا.
توفير الوقت والجهد عن طريق الأتمتة
وهذا يتم عن طريق تكليف الجهاز بالمهام الروتينية المتكررة بشدة واختيار المهام التي تحتاج إلى تركيز وإبداع من المحاسب، وهذا يزيد من الإنتاجية ويوفر الوقت، ويقلل الحاجة إلى زيادة عدد الموظفين بدون فائدة.
رأس مال مستدام للشركة
برامج المحاسبة ليست نفقة أو تكاليف بل هي استثمار مالي. ومع مرور الوقت، ستحصل على عائد على هذا الاستثمار من خلال شراء برنامج محاسبة مجدٍ، والذي سيلتفوق على التكاليف من خلال توفير الأرباح. ومن الممكن أن تكون الأرباح هي امتياز بالشكل المباشر أو غير المباشر، مثل تقليل الوقت وزيادة الإنتاجية.
رفع كفاءة العاملين
تعليم الموظفين على استخدام البرامج المحاسبية يضعهم على مستوى مهني أعلى، مما يفتح الأبواب أمام الإبداع والإدارة الجيدة واستخدام الموارد المتاحة بشكل أفضل. فإن البرامج المحاسبية تمكنك من تحليل البيانات بطريقة فعالة للوصول إلى تقارير ومعلومات مفيدة لعمليات إنتاجك وتسويقك بطريقة مذهلة، باعتمادك على العنصر البشري نفسه.
سهولة مراجعة الأخطاء
أن تكون جميع الملفات في مكان واحد وأن تتمكن من الوصول السريع إليها يمنحك القدرة على مراجعة الأخطاء وتفاديها من البداية أو إصلاحها إذا حدثت، دون الحاجة إلى الجهد الكبير الذي يتطلبه مراجعة الملفات الورقية.
عدم فقدان البيانات القديمة
نتيجة لتراكم السجلات، وتغيير نظام العمل من طريقة إلى أخرى أو حتى من برنامج إلى آخر؛ يتم فقدان كمية كبيرة من البيانات ذات الأهمية العالية، ويتم فقدان القدرة على الإسترجاع لبيانات السنوات السابقة لتحليلها وإنتاج ميزانيات وتقارير مفصلة ذكية، وهو ما يتم توفيره من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابي الذي يضمن لك نسخ احتياطية للحفاظ على عملك.
خلق ترابط بين كل العمليات المحاسبية
حيث ينعكس القيد الذي تُدخله في شجرة حساباتك بشكل تلقائي، وتحوّل فواتير المشتريات إلى مصروفات، وهكذا يتحقق التوازن الجميل الذي يجعل حساباتك أكثر قيمة وانسيابية.
جعل مهمة الرقابة المحاسبية أبسط
إدارة المراقبة على المحاسبين هي مهمة مستقلة تقوم بها أشخاص متخصصون في المحاسبة تحت مسمى المراجعة، وتسهيل هذه المهمة يضمن أن تتم بدقة واستمرارية للتحقق من صحة العمليات المحاسبية وعدم تلاعبها.
سلاسة إعداد القوائم المالية
القوائم المالية هي هدف المحاسبة المالية وهي ملخص علني لنشاط المؤسسة بشكل عام، تستخدم لتقييم الوضع المالي للمؤسسة. تأتي التقارير اليومية والتقارير السنوية كأدوات للتحليل بعد ذلك، وباستخدام البرامج المحاسبية يمكنك إصدار القوائم المالية والتقارير فورًا دون أي جهد أو مشقة.
الربط مع نقاط البيع
قد تتباين أنظمة نقاط البيع بين الاستقلالية والتكامل مع برامج المحاسبة، ويمكن أن تكون نقاط البيع جزءًا من النظام الكامل. تحقق نقاط البيع أو الكاشير في تجارة السوبرماركت من الأمور التجزئة، وتتواصل مع جهاز قارئ الباركود لإصدار إيصالات الدفع فورًا.
التجارة الإلكترونية
الربط بين برامج المحاسبة ومواقع التجارة الإلكترونية هو أمر يتطلب كثيرًا، وهو يسهل الكثير من المشاكل على التجار، ويجعلهم يقومون بحساباتهم بأنفسهم على البرنامج بدون الحاجة إلى محاسب.
تخصيص النظام المحاسبي طبقًا لمجال العمل
يتفق الجميع على أنه يمكن تطبيقه عن طريق إصدار ملخصات المقاولات أو إدراج الكودات الدوائية في الفواتير، أو حساب التكاليف والمواد الخام المستخدمة في دورة التصنيع عندما يتم حساب التكلفة النهائية للمنتج.
ما أنواع برامج المحاسبة؟ وما أفضلهم؟
- برامج سطح مكتب Desktop
- برامج تتواجد في السحابة وتعتمد على اتصال الإنترنت.
مع زيادة المشاكل في التخزين وارتفاع تكاليف برامج سطح المكتب، وعدم إمكانية الاتصال بها من أي جهاز في أي مكان خارج الأجهزة التي تم تثبيت النظام عليها، ازداد الاهتمام ببرامج المحاسبة السحابية.
تتميز هذه البرامج بفكرة الاشتراك الشهري المتاح للشركات الصغيرة والمتوسطة بالإضافة إلى الشركات الكبيرة، وهي سهلة التحديث وتوافق سريعًا مع المتطلبات الخارجية مثل الاتصال بالجهات الحكومية أو التكامل مع برامج أخرى من خلال واجهة المستخدم API. ونظرًا لهذه الميزات، سنتحدث في هذه المقالة عن أهمية البرمجيات المحاسبية السحابية.
وتقدم شركة بترا للبرمجيات واحد من افضل البرامج هو برنامج اي-سيلز
أسعار برامج المحاسبة
قبل مقارنة بين البرامج المحاسبية المختلفة، احدد ميزانيتك التقريبية وبناءً عليه اختر البرامج التي تناسب النطاق السعري المرغوب فيه وضع في اعتبارك مميزات كل برنامج محاسبي واحتياجاتك الشخصية. بعد المقارنة، اختر البرنامج الذي يلبي احتياجاتك الحالية والمستقبلية بأسعار مناسبة لك. لا يعني أن السعر الأدنى هو الخيار الأفضل أو أن السعر الأعلى هو الأفضل، بل عليك أن تقيم البرنامج المحاسبي استنادًا إلى ميزاته واحتياجاتك المالية.
تتراوح معظم أسعار الاشتراكات الشهرية لبرامج المحاسبة بين 5 دولارات و700 دولار في الشهر! وبالطبع، هناك تفاوت في الأسعار ما بين الأدنى والأعلى. لذا يجب عليك التحقق بعناية من الميزات التي تقدمها لك الاشتراك كمقابل للمبلغ المدفوع.
و تعرف إذا كان الدعم الفني متاح ضمن الاشتراك أم لا؟
وكذلك هل تشمل الأسعار الضريبة؟
هل هناك قيود على عدد المستخدمين مقابل هذه الباقة أم أنها غير محدودة؟
ما هي الخدمات الأخرى التي يتم توفيرها مقابل رسوم مالية بغير تضمين أسعار الاشتراك؟
هناك وسائل فعالة للبحث عن الأسعار مثل:
- مطاردة أسماء البرامج وتعقب أسعارها من مواقعهم الرسمية.
- استعرِض المواقع التي تُبيع برامج المحاسبة، مثل موقع أولكس.
- يتم طرح الاستفسارات حول الأسعار في المواقع الخاصة بالمحاسبة والمجموعات المهتمة على وسائل التواصل الاجتماعي.
- تواصل مع قسم المبيعات التابع لبرامج المحاسبة التي ترونها مناسبة لك للاستفسار بشكل كامل عن المزايا المقدمة مقابل الخدمة.
في الختام، يجب أن تتذكر أن الاستثمار في برنامج محاسبي هو أمر مهم، ويجب عليك تحسين اختيارك لتجنب المشاكل التي قد تحدث بسبب نقل البيانات عند تبديل البرنامج وكشف العيوب فيه.
ما أبرز مميزات برامج المحاسبة ؟
تختلف المميزات التي يتمتع بها البرامج المحاسبية حسب خصائص وقدرات كل برنامج، وأيضًا بحسب الباقة التي تشترك فيها والخدمات التي تقدمها، ولكن هناك بعض المميزات الأساسية التي ستحصل عليها عند الانضمام إلى نظام محاسبة سحابي، ومن هذه المميزات:
- التحكم في صيغة البيانات
يمكنك اختيار كيفية تقديم وتخزين البيانات، سواء عبر ملفات إكسل أو جهات اتصال، أو طباعتها بشكل ورقي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا الاحتفاظ بنسخ احتياطية من البيانات ومشاركتها مباشرة مع الأشخاص الذين يحتاجون إليها، وكل هذا دون الحاجة إلى مساحة تخزين كبيرة أو استخدام وسائل تخزين البيانات التقليدية.
- متابعة العملاء
ويتم ذلك من خلال المتابعة لمشترياتهم وتدوين معلوماتهم لديك، وتقديم عروض تسويقية وبيعية أفضل، باستخدام وسائل التواصل التي قمت بتسجيلها في ملفاتهم، ما يؤدي إلى تحقيق زيادة في حجم المبيعات.
- احتساب الضرائب بشكل أفضل
تسهيل عملية إدراج الضرائب في الفواتير الصادرة، وشمول جميع أنواع الضرائب في الحسابات، وإتمام إجراءات تقديم وتقديم إقرارات الضرائب وفقًا لسياسات حكومة بلدك.
- استخدام طرق دفع مختلفة
وذلك لضمان ملاءمة مع خيارات الدفع المتاحة لعملائك، سواء عبر النقد أو بواسطة البطاقات الائتمانية أو عن طريق التحويلات البنكية، بالإضافة إلى إمكانية الربط مع حساباتك البنكية، لتنظيم عمليات دفع العملاء بشكل كامل.
- عدم سرقة البيانات
ويتم ذلك لضمان وجود مستوى متقدم من الحماية، الذي يستند على استخدام التشفير والتقنيات المتطورة المقدمة
من برامج المحاسبة السحابية.
للاستفسار وتحميل النسخة التجريبية
ما هي عيوب برامج المحاسبة؟
كن حذرًا عند تعاملك مع عيوب برامج المحاسبة. إلى جانب شراء النظام، من الأهم أن تعرف ميزات وعيوب برامج المحاسبة بشكل عام وعيوب البرنامج المحاسبي الذي تنوي شرائه أنت. يجب عليك التأكد من عدم وجود هذه العيوب البارزة في برنامجك.
- الاعتماد على شبكة الانترنت
إذا كانت شبكة الإنترنت غير مستقرة، فإن ذلك سوف يؤدي إلى فقدان الاتصال المستمر مع برامج المحاسبة السحابية.
- التكاليف باهظة لبعض الشركات
يمكن أن تشعر الشركات الصغيرة بصعوبة في تكبد تكاليف الاشتراك الشهري لبرنامج المحاسبة، خاصة عندما يتعلق الأمر بالانتقال الرقمي للبلد واعتماد الفواتير الإلكترونية، مما يدفعها للبحث عن بدائل أرخص حتى لو كانت قدراتها محدودة. في هذه الحالة، يُفضل البحث عن حلول وسط، حيث تتوفر برامج تقدم خدمات ممتازة بأسعار مناسبة.
- هناك صعوبة في ربط الفروع في بعض البرامج المحاسبية.
والمشكلة ليست فقط في توصيل الفروع، بل أيضًا في فصل تكاليف كل فرع وعملياته المحاسبية، ومما قد يؤدي إلى تقارير غير صحيحة، خاصة مع تراجع جودة البرمجيات المستخدمة في برنامج المحاسبة.
- صعوبة في تهيئة برامج المحاسبة
هناك بعض الصناعات التي تواجه صعوبة في مواءمة نشاطها التجاري واحتياجاتها مع برامج المحاسبة، أو في منح بعض المستخدمين صلاحيات مباشرة للبيانات التي ليس من المفترض أن يتمكنوا من الاطلاع عليها، وذلك بسبب فقدان القدرة على تخصيص توفير المعلومات والتحكم في الصلاحيات.
- بطء البرنامج
بسبب الضغط الناتج على خوادم الشركة التي تستضيف برنامج المحاسبة، إذا لم يتم اعتبار ذلك، فإن ذلك يؤدي إلى بطء البرنامج وعدم القدرة على العمل عليه على الفور.
- هل لا يقوم البرنامج المحاسبي بأداء المهام المسندة إليه؟
تفقد بعض برامج المحاسبة الخصائص اللازمة لإدارة العمل المحاسبي . مما يضطر المحاسب إلى دمج العمل اليدوي مع العمل الرقمي، وهذا قد يتسبب في تشتيت الجهد وتكرار البيانات.
ما هي الاختلافات بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP؟
ترتبط برامج المحاسبة بشكل وثيق بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP، وغالبًا ما نعتبرها جزءًا منها. يتكون نظام الـ ERP من عدة برامج صغيرة تدير جميع عمليات المؤسسة ، بما في ذلك برنامج المحاسبة . والميزة الرئيسية لبرامج ERP هي قدرتها على التكامل وعدم تعرضها لفشل الاندماج ، الذي يحدث في بعض الأحيان عند ربط برنامج المحاسبة بأنظمة خارجية أخرى.
تُقدَّر أنظمة اربي (ERP) لكونها شاملة ومُعفاة من الحاجة إلى اتباع بعض الأقسام بالأساليب التقليدية . حيث يُحتَفظ باستخدام برنامج المحاسبة للمحاسبين فقط . وفي حينها تستطيع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة أن تُتاح لتعاون كافة أقسام الشركة معها.
وبالتأكيد هناك فرق سعري كبير وتعقيد يتعلق بالأنظمة المتكاملة الشاملة، وهذا يجعل تحديد وتحليل الاحتياجات أمراً هاماً . وأولاً لمساعدتك في اختيار برنامج محاسبة يصدر الفواتير الإلكترونية المعتمدة . أو حاجتك لنظام شامل كبير يدير المخازن وبرامج الكاشير وإدارة المشتريات والعمليات التصنيعية.
في رأيك، ما هو النظام المناسب بحسب آراءك لشركتك؟ هل هو برنامج المحاسبة أم نظام ERP؟
