تتخصص الدورة المستندية للمخازن في توثيق حركة المنتجات إلى ومن المخزون. في بعض الأحيان، يتم دمجها مع دورة المشتريات، وفي أحيان أخرى يتم معاملتها بشكل منفصل. يُشير مصطلح “المستندية” إلى وجود وثائق توثّق كل خطوة في دورة المخازن، بحيث لا يقتصر الأمر على صرف فاتورة الشراء واستلام البضاعة من المورد، وفاتورة البيع عند تسليم البضاعة للعميل، بل تشمل أيضاً قيودًا محاسبية أساسية لتوثيق المصروفات والإيرادات المرتبطة بالمنتجات في المخزن. ومع ذلك، فإن الحركات المرتبطة بالمخزن والغير مرتبطة بالجانب المالي فقط، يتم إصدار وثائق توثقها، مثل بعض الوثائق التي تحدد منشأ البضاعة، ووثيقة توضح نتائج فحص المنتجات والبنود التي تم استلامها والبنود التي تمت إرجاعها للمورد، بالإضافة إلى تفاصيل أخرى دقيقة سنقوم بشرحها بالتفصيل وبترتيب يعكس بشكل أدق الواقع الذي يحدث في المخازن.
محتويات المقال:
- شرح الدورة المستندية للمخازن
- الهدف من عمل دورة مستندية للمخازن
- أنواع الدورة المستندية للمخازن
- نموذج الدورة المستندية للمخازن
شرح الدورة المستندية للمخازن
بعدما يتم إصدار أمر الشراء للمورد وبدء استلام المنتجات، يتم بدء دورة المستندات في المخازن، وذلك لاتخاذ قرار بقبول أو رفض الشحنة من الأصل. تختلف هذه الدورة وترتيبها من نشاط إلى آخر، ولكن هناك بعض الأمور الأساسية التي يمكن العثور عليها في الغالب، بغض النظر عن طبيعة نشاطك.
- فحص واستلام البضاعة المخزنية
يتطلب الأمر قبول الشحنة قبل ذلك، من أجل تجنب التلف واستعادتها إلى المورد، وأيضًا لتأكيد استلام الكمية المقبولة والاعتراف بجودتها.
- تم الموافقة على تحديد الفئات ومن المقرر أن تُوضع قريباً في مستودعاتك.
تتم إنشاء بطاقة تصنيف لكل منتج في المجموعة، تحتوي على جميع تفاصيل المنتج.
- سند الإضافة للمنتجات المُوافَق عليه
ويعبر هذا الوثيقة عن استلام المنتجات بشكل نهائي، وبواسطته يعلن المسؤول عن المخزن عن مسؤوليته عن المنتجات ابتداءً من هذا الوقت، وتحرير المورد من أية مشاكل في جودة المنتج التي تظهر بالفحص.
- سند رد صنف إلى المورد
ونتيجة لذلك، يتم إرجاع المنتجات التي تعاني من تلف أو عدم تطابق مع المواصفات إلى المورد.
- سند الارتجاع من العميل
عندما يرفض عميلك استلام المنتج أو يكتشف عيوب فيه، يجب عليك إصدار وثيقة تثبت عودة المنتج إلى متجرك.
- إذن الصرف للعميل
في حالة إجراء عملية بيع مباشرة، يتم توفير إذن صرف للعميل. وفي حالة أن المخزون يتكون من مواد خام، سيتم إعادة إدخالها في دورة التصنيع لديك. يتم منح المستلم إذن صرف من قبل موظفيك.
- التحويل بين المخازن الفرعية
إذا كان لديك أكثر من مستودع، يجب عليك إصدار وثيقة عند نقل البضائع بين المستودعات، حتى لو كانت جميع المستودعات تحت ملكيتك.
- حسابات مراقبة المخزون والجرد
تصدر هذه الوثائق بشكل منتظم لغرض قياس وضمان سلامة الأوراق المالية.
وتقدم شركة بترا للبرمجيات برنامج اي-سيلز الذي يوفر عليك كل شئ له علاقة بالمخازن
احصل علي نسختك التجريبية الان
الهدف من عمل دورة مستندية للمخازن
يتم تعقب مجموعة من البيانات المترابطة عن طريق نمط حركتهم، ويوفر لك معلومات لم تكن مرئية من خلال القيود اليومية والعمليات المحاسبية العادية. ولذا، هناك العديد من الدورات في المحاسبة المالية للمستندات، مثل:
- الدورة المستندية للمبيعات.
- الدورة المستندية للمشتريات .
- الدورة المستندية للمخازن.
وغيرهم.
ما هي المعلومات التي تم الحصول عليها من توثيق دورة المخازن بالوثائق، وما هي أهميتها للمحاسب؟
- كثف المعرفة بالأقسام المسؤولة عن كل خطوة في دورة المخازن وتحديد الخطوات التي تتطلب تعاون إدارتي المشتريات والمخزون، مثل خطوات مردودات المشتريات.
- تتمثل أهمية وجود سجل وثائق متدرجة في كل مرحلة من مراحل دورة المخازن في تقليل فرص حدوث أخطاء غير مقصودة وتسهيل تعقب المسؤول عن الخطأ، مما يمكّن تفعيل دور الرقابة بشكل فعّال.
- تفويض توكيل كل مجموعة من الوثائق لموظف مختص، مما يعزز مراقبتها ويعزز أداءها أيضًا.
- يقوم بتتبع حركة كل مستند من إدارة إلى أخرى، ليحافظ مجلس الإدارة على معرفته الدائمة بسير العمل.
- تقديم معلومات دقيقة وواضحة واعرضها في تقارير.
- من السهل اتخاذ القرار بسبب توفر الوثائق والأدلة الكافية التي تساعد على تقييم كل خطوة في دورة العمليات الخاصة بإدارة المخازن.
- يوضح الارتباطات بين أقسام مختلفة، مما يعرض الطرق الأسهل للتواصل ونقل المستندات بشكل يقلل من عبء البيروقراطية والروتين، وبذلك يتقلص النفقات غير الضرورية في إدارة تحويل العمل من قسم إلى آخر.
- تم تعيين أقسام محددة للاحتفاظ بأصول المستندات المعينة، بينما يمكن لبعض الأقسام الاحتفاظ فقط بنسخة من المستند.
لم تنتهِ الأهداف العملية للدورة المستندية للمخازن حتى الآن، وذلك بسبب مرونة طبيعة الدورة المستندية، حيث تختلف هذه الدورة من نشاط إلى نشاط ومن شركة إلى شركة، لذا ستجد أهمية الدورة المستندية تتفاوت وفقًا لاختلاف خطواتها.
وتقدم شركة بترا للبرمجيات برنامج اي-سيلز الذي يوفر عليك كل شئ له علاقة بالمخازن
احصل علي نسختك التجريبية الان
أنواع الدورة المستندية للمخازن
تتكون الدورة المستندية من مرحلة الدخول والتي تشمل عمليات الشراء والتعامل مع الموردين، ومرحلة الخروج والتي تشمل عمليات البيع والتعامل مع العملاء. ونتيجة لذلك ينتج نوعان من الدورة المستندية.
- دورة المستندات المتعلقة بالمخازن في حالة عمليات الشراء.
وهذه المرحلة هي الخطوة الأولى في دورة المستندات لإدارة المخازن بشكل عام، حيث يتم توثيق جميع عمليات الشراء بواسطة وثائق رسمية. يمكن أن تصدر هذه الوثائق بشكل دوري ومتكرر بسبب كونها مشتريات منتظمة، أو يمكن أن تكون مشتريات غير منتظمة تتم بشكل عارض، وفي كلا الحالتين يتم إصدار وثائق لها.
تتألف عملية المشتريات في الدورة المستندية للمخازن من عدة خطوات متتابعة.
- بعد موافقة العروض السعرية الخاصة بالمورد وإرسال أمر الشراء للمنتجات، يتعين هنا إشعار المخزن بالمنتجات والكميات المشمولة في أمر الشراء ووقت الاستلام، لتجهيز المخزن استعدادًا لاستلام البضائع.
- بمجرد وصول البضاعة، يقوم أمين المخازن بأخذها في الاعتبار وتسجيل استلامها.
- تُدخَلُ المُنتجاتُ إلى قِسمِ الفحصِ بلا حُصولٍ على المُوافَقَةِ النِهائِيَّةِ، مَعَ عَدمِ تَدقِيقِ جَودَتِهَا وإزالَةِ العُيُوبِ التي تَظهَرُ أَثناءَ الفَحصِ، وسَرعَةِ تَنفيذِ إجراءاتِ إعَادَةِ شَحْنِ المُنتَتِجَاتِ التَالِفَةِ إِذَا وُجِدَت.
- بعد الفحص، يتم منح إذن إضافة لوضع كل منتج في مكان تخزينه الدائم.
- سيتم إرسال إشعار إلى قسم المحاسبة والمشتريات لإبلاغهم بوصول المنتجات وإدراجها في المخزون.
- في حالة تلف المنتجات أو عدم تطابقها مع المواصفات، يتم إصدار إشعار الاسترجاع.
دورة المخازن في حالة المبيعات تشير إلى سير عملية الانتقال للمنتجات في المخازن منذ تلقيها حتى بيعها.
في هذا السياق، يتم التعامل مباشرة مع العميل إما عند بيع المنتجات مباشرة أو عند تسليمها إلى موظف لتدخل في عملية التصنيع.
تعتمد دورة المستندات في مخازن المبيعات على سلسلة متتابعة من العمليات.
- يتم إصدار إذن صرف يتطلب الموافقة.
- إذا تم صرف المخزون للبيع المباشر، يجب أن يتم الحصول على موافقة من قسم المبيعات.
- إذا صدر تصريح بتحويل البضاعة إلى مستودع آخر تابع للشركة، يجب الحصول على موافقة مسئولي المستودعات.
- عند نقل المواد الخام من المخزون لأغراض التصنيع، يتطلب الحصول على موافقة من مسئولي الإنتاج.
نموذج الدورة المستندية للمخازن
محضر فحص واستلام رقم ( )
في تاريخ …..
الموافق ….
شكلت لجنة لفحص المواد المخزنة قبل استلامها النهائي، هذه اللجنة تتكون من:
يُشدّ أتباع التقاليد بوجوب احترامها واتباعها بدقة، ولكن الجميع يتفق على أن التقاليد يمكن تعديلها وتطويرها حسب الحاجة والتغير الاجتماعي والثقافي. يُقدّم العديد من الأشخاص تعليمات ونصائح لحفظ التقاليد القديمة وتوصيلها للأجيال القادمة، إلا أن هناك من يجد طريقة لدمج التقاليد القديمة مع الحياة الحديثة بشكل مبتكر ومناسب.
المسئول
بعد أن واجهت تحديات عديدة في السنوات الأخيرة، أصبح للتكنولوجيا دور مهم في حياتنا اليومية. حيث تم تطبيق التكنولوجيا في مختلف المجالات مثل الاتصالات، التعليم، الطب، والأعمال التجارية. توفر التكنولوجيا الحلول الفعالة والسريعة للمشاكل التي نواجهها، مثل توفير وسائل اتصال مباشرة وسهلة أو معالجة المعلومات بسرعة أكبر. كما أنها ساهمت في تطور الاقتصاد وتحسين نوعية الحياة بطرق عديدة.
وتقدم شركة بترا للبرمجيات برنامج اي-سيلز الذي يوفر عليك كل شئ له علاقة بالمخازن
احصل علي نسختك التجريبية الان
في إطار قسم المشتريات
قد تجد نفسك في بعض الأحيان محتاجًا لتغيير نمط حياتك لتحسين عاداتك الصحية أو لتحقيق أهدافك الشخصية. قد يكون التغيير صعبًا في بداية الأمر، ولكن بالتدريج ستتعود على الجديد وتجد أن تحقيق الأهداف قد أصبح أسهل. يمكنك البدء بخطوات صغيرة، مثل التخطيط لوقتك بشكل أفضل أو ممارسة التمارين الرياضية بانتظام. حاول أن تظل ملتزمًا بالتغييرات التي تقوم بها ولا تستسلم في وجه التحديات. بالتأكيد ستشعر بالفرق وسوف تعمل على تحسين حياتك بشكل عام.
أمين المخازن
وبعد دراسة منتجات المورد، توصلنا إلى ما يلي…
وبياناته ….
