خطوات جرد المخازن في محلات التجارية

جرد المخازن في المحلات من اهم العمليات في التي تتم في المحل التجاري او المؤسسة التجارية , والمخازن هي أهم أقسام المؤسسة التجارية التي تعتمد علي بيع منتج ما سواء كانت شركة او محل تجاري , بالتالي فإن مراقبة المخازن والمخزون هو من اهم عوامل نجاح المؤسسة , حيث من خلال مراقبة المخزون بشكل مستمر يضمن صاحب المؤسسه عدم التلاعب في الكميات في المخازن و يضمن أيضا أن عمليات البيع و الشراء حقيقية . لذلك جرد المخازن يتم في خطوات منظمة ومتسلسلة , ولكن ايضا هناك اكثر من طريقة لجرد المخازن اليك اهمها :-

طرق جرد المخازن

1- الجرد الدورى:-

يتم الجرد الدوري فى نهاية السنة المالية ….

شروط الجرد الدوري :-

يتم أضاف كل عمليات ( البيع و الشراء ) او علي الأدق الإدخال والصرف في المخازن.

يتم عمل الجرد في كل الفروع في وقت واحد

يشمل الجرد كل الأصناف في المخزن

يتم الجرد علي أساس كميات الاصناف , و القيمة النقدية .

يتم تسجيل نتائج الجرد فى الكشوفات الختامية في الميزانية العمومية لأخر السنة

هذا النوع من الجرد يناسب اكثر المؤسسات الكبيرة ذات المخازن الكبيرة و المتفرعة .

2- الجرد المستمر:-

يتم هذا النوع من الجرد بشكل مستمر , اي في اي وقت من السنه المالية , و يتم تسجيله فور اكتشاف العجز في المخزون , او الزيادة , معظم المؤسسات التجارية تستخدم هذا النوع من الجرد , لانه يمكن صاحب المؤسة من اكتشاف السرقه او التلفيات او نقص البضائع في الوقت المناسب , او بشكل اسرع , وبالتالي يكون حجم الخسائر ضعيف او يمكن تفاديه بسهولة.

3- الجرد المفاجئ:-

يتم بشكل مفاجئ دون تنبيه مسبق , وذلك حتي يتم اكتشاف السرقات , الكميات الصحيحة للاصناف , اكتشاف اي تلفيات او اصناف انتهت صلاحيتها , و التاكد من أن فواتير البيع والشراء يتم تسجيلها باستمرار وان رصيد المخزون في الدفتر او برنامج الحسابات يطابق الرصيد الفعلي .

خطوات جرد المخازن من خلال استخدام برنامج حسابات

عملية مراقبة المخزون و بحسب ويكيبيديا :-

” هي المراقبة الداخلية، وهي نظام أو إجراء محاسبي تم تصميمه للترويج بكفاءة ولضمان تنفيذ سياسة أو حماية أصول أو تجنّب حدوث احتيال أو خطأ، وما إلى ذلك ”

اذا تسمى عملية جرد المخازن محاسبيا بعملية مراجعة حركة قيود مدخلات ومخرجات الأصناف ومطابقة أرصدتها مع المخزون و مع فواتير الشراء . و تسجيلها. في النقاط التالية ستجد شرح لخطوات جرد المخازن سواء باستخدام الطرق التقلديده والدفاتر او باستخدام برنامج حسابات المؤسسات وإدارة المخازن . برنامج اي سيلز.

الخطوات :-

1- التاكد من أن المدخلات و المخرجات متطابقة مع المخزون و فواتير البيع و الشراء .من خلال مراجعة الفواتير و سجلات المخازن او من خلال مراجعة تقارير الفواتير و المخازن في اي سيلز. ثم التأكد من انتظام القيد في بطاقات وسجلات المخازن , برنامج الحسابات يضمن انتظام القيود حيث أن برنامج الحسابات كـ برنامج اي سيلز يقوم بتسجيل جميع القيود المحاسبية خلف العمليات التي تتم في المحل بشكل اليا .

2- عمل جرد دوري و ايضا جرد مفاجئ لبعض العينات من الأصناف الموجودة في المخازن بين فترة وأخرى.

3- التاكد من أن المخزون يملكة المحل بشكل كامل و ليس مملوك للغير.

4- التحقق من حالة المخزون خاصة التالف منه.

5- اعداد بيان بالأصناف بطيئة الحركة اذا كنت تستخدم برنامج اي سيلز فليس عليك القيام بهذا فالبرنامج يوفر تقرير خاص بالأصناف بطيئة الحركة .

6- التأكد من وجود سجل للعهد الشخصية موضح به الاصناف والكميات المستلمة. ويمكنك ادارة هذه الجزئيه من خلال اي سيلز حيث يمكنك تسجيل العهد المسلمة لكل موظف .

7- التأكد من إن كل إذن خروج مخازن صدر بناء على فاتورة مبيعات ايضا اذا كنت تستخدم برنامج الحسابات اي سيلز ليس عليك فعل ذلك , حيث انه من خلال اي سيلز يتم استصدار اذن صرف من المخزن ولا يتم خصم الكميات الا من خلال فاتورة البيع اي تحويل اذن الصرف الى فاتورة بيع .

8- مطابقة الارصدة الافتتاحية والختامية للمخزون مع المشتريات و المبيعات . هذا يتم ايضا من خلال مراجعة قسم تقارير المخازن و تقارير اجمالي فواتير البيع و الشراء في اي سيلز

9- مراجعة مرتجعات المبيعات للتحقق من صحة انعكاسها على سجلات المخزون .ليس عليك فعل ذلك لأن اي سيلز يقوم بتسجيل المرتجعات كفواتير منفصلة حتي لا يتم التلاعب في الفواتير او الكميات من خلال المرتجعات .

جرد المخازن في برنامج الحسابات و ادارة المخازن اي سيلز

اذا كما نلاحظ أن استخدام برنامج ادارة حسابات المحلات اي سيلز يوفر عليك الكثير من خطوات جرد المخازن حيث انه يقوم بها اليا , لكن يبقي عليك جزء الجرد الفعلي في المخازن حتي تتاكد بشكل تام من مطابقة كميات المخزون الفعليه بالكميات المسجله في البرنامج والتي لا يمكن التلاعب بها . حيث انه من خلال برنامج المخازن اي سيلز يمكنك التعرف علي كميات الاصناف في المخزن بشكل لحظي ( اي في هذه اللحظه ) كما يمكن التعرف علي رصيد المخازن من تقرير رصيد المخازن , بعد ذلك يتم مقارنة الارقام الموجوده في البرنامج بالارقام الفعلية.

اذا تم اكتشاف وجود تلفيات او نقص او زيادة في البضائع يتم تسويتها من خلال برنامج اي سيلز .خاصية جرد وتسوية المخازن في اي سيلز لا تكون مفتوحه لكل مستخدمي البرنامج بل فقط لصاحب المؤسسة او من ينوب عنه. برنامج الحسابات اي سيلز لا يسمح باي تلاعب في الفواتير حيث انه يسجل فواتير البيع و الشراء و مرتجعات البيع ومرتجعات الشراء بشكل دقيق , ما ايضا يقوم بربط كل فاتورة بالكاشير الذي قام بتنفيذها . بالتالي فان كميات الاصناف في البرنامج دقيقة ولا يمكن التلاعب بها .