الفرق بين جداول الاكسل و برنامج حسابات المؤسسات

ماهو الفرق بين جداول الاكسل و برنامج حسابات المؤسسات , سؤال يراود الكثير من الفئات التي تعمل في المجال التجاري سواء مؤسسات او شركات او محلات تجارية , فهذا السؤال قد يراود المحاسب و التاجر و صاحب الشركة او المصنع او صاحب اي محل تجاري باختلاف مجاله. لذلك في هذه الاسطر القادمة ستجد اجابة علي العديد من الاسئله و اهمها كيف يؤثر برنامج حسابات المؤسسة او برنامج الاكسل علي نجاح المؤسسة التجارية ؟

العناوين الرئيسية للمحتوى

ما هو الاكسيل ؟

كيف يعمل الاكسل ؟

جداول الاكسل و المحاسبة

تكلفة استخدام الاكسل كبرنامج حسابات في المؤسسة التجارية .

ما هو برنامج حسابات المؤسسات ؟

كيف يعمل برنامج الحسابات ؟

10 فروقات جوهرية بين جداول الاكسل و برنامج الحسابات.

ايهما افضل للمؤسسات التجارية استخدام برنامج محاسبة ام جداول الاكسل ؟

[ps2id id=’1′ target=”/]

ما هو الاكسل ؟

” برنامج مايكروسوفت إكسل هو واحد من برامج الجداول الإلكترونية ويستخدم في إنشاء الجداول والرسوم البيانية و إدخال البيانات ليتم معالجتها حسابيا ” . اذا وبناء لي هذا التعريف برنامج الاكسيل هو برنامج لانشاء الجداول التي يتم فيها إدخال البيانات ليتم معالجتها حسابيا من خلال إدخال بعض المعادلات الحسابيه . تستخدم جداول الاكسيل كملفات لادخال و تخزين البيانات , اشناء معادلات حسابيه , تنسيق البيانات , ايضا يمكن انشاء بعض الرسوم البيانيه من خلالها . ولكن اكثر ما تتسم به جداول الاكسل هو ادخال كل البيانات و المعادلات و الرسومات يدويا .

كمثال , عندما تريد حساب متوسط درجات عدد من الطلاب ستقوم بالتالي

1- دخال بيانات الطلاب

2- ادخال درجات الطلاب

3- نشاء المعادله الحسابيه التي تقوم بحساب متوسط درجات الطلاب

4- انشاء رسم بياني مع ادخال البيانات المطلوبه لاظهار الرسم البياني

كل ذلك يتم بشكل يدوي دون أن يقوم البرنامج بمعالجة البيانات بشكل آلي .

هذا ينقلنا الي السؤال التالي …….

[ps2id id=’2′ target=”/]

كيف يعمل الاكسل ؟

تعمل جداول الاكسيل من خلال الوحده الاسسيه بها و هي الخليه و التي منها يتم بناء الصفوف و العواميد التي تحوي البيانات , و منها يتم إنشاء الجداول . يعتمد الاكسل بشكل كامل علي ادخال جميع البيانات بشكل يدوي و حتي ادخال المعادلات الحسابيه , يمكن نسخ جداول الاكسل من جدول لاخر , و يمكن التعديل عليها او مسحها . اذا مكونات جداول الاكسل الرئيسيه هي

Worksheet / ورقة للعمل

sheet / الصفحة

raw / صف

colum / عامود

تحتوي جداول الاكسل على شاشة واحدة تنقسم الي الاقسام التالية

1- شريط العنوان.

2- شريط القوائم.

3- أشرطة الأدوات.

4- شريط الصيغة.

5- عناوين الأعمدة.

6- عناوين الصفوف.

7- أشرطة التمرير.

8- الخلايا.

9- شريط الحالة.

[ps2id id=’3′ target=”/]

جداول الاكسل و المحاسبة

جداول الاكسل و بحسب مايكروسوفت تمت برمجتها بهدف ادارة العمليات الحسابيه و ليست المحاسبيه , اي يتم من خلالها إدخال البيانات والعملية الحسابية ( جمع – طرح – ضرب – قسمة ) المراد اجرائها علي البيانات بالاضافة الي ادخال المعادلات الحسابية من البسيطة الي الاكثر تقدما . الا أن هذه الجداول ليست مصممة لإدارة العمليات المحاسبية , اي ليست مصممة لادارة حسابات المؤسسات .

وعلي الرغم من أن بعض المحاسبين يستخدمون جداول الاكسيل في العمليات المحاسبيه الا انه يظل غير كافي لادارة جميع العمليات المحاسبية في المؤسسة . ابسطها انه غير قادر علي ادارة حتي القيود اليومية بشكل محاسبي حقيقي لاستخراجها في شكل تقارير محاسبية . من هنا نستنتج أن جداول الاكسل تختلف بشكل كبير في عملها و غرضها عن برنامج الحسابات. اذا ……

[ps2id id=’5′ target=”/]

ما هو برنامج حسابات المؤسسات ؟

برنامج حسابات المؤسسات هو نظام إلكتروني تم إنشائه وتطويره بهدف ادارة * العمليات المحاسبية في المؤسسة , أي بصيغة ابسط ادارة حسابات المؤسسات .

* الفرق بين العمليات الحسابية والمحاسبية ( العمليات الحسابية هي عمليات الجمع و الطرح و الضرب و القسمة , العمليات المحاسبية هي عمليات تتكون من جانبين مدين و دائن و منها يتم تسجيل قيود اليومية و حساب الارباح والايرادات والمصروفات والميزانية و غيرها )

[ps2id id=’6′ target=”/]

كيف يعمل برنامج الحسابات ؟

يتكون برنامج الحسابات من قسمين

اولا قواعد البيانات :-

قواعد البيانات في برنامج الحسابات هي ايضا جداول يتم فيها تخزين البيانات و لكنها تختلف عن جداول الاكسيل بانها تتميز بسعة كبيرة لاستضافة البيانات , ايضا بإمكانية الربط بينها لاتمام العمليات المحاسبية و الحسابية و استخراج التقارير الخاصة بهذ العمليات فقواعد البيانات هي التي تحتوي علي جميع المعادلات المحاسبية و الحسابية.

قواعد البيانات هذه لا يمكن الوصول اليها الا من خلال مستخدمين محددين ( مثل مدير النظام ) يتم تعيين صلاحياتهم بحيث يمكنهم استخراج البيانات من قواعد البيانات . هذا ينطبق ايضا علي امكانية التعديل علي البيانات او حذفها .

لكن اهم ما يميز قواعد البيانات في برنامج الحسابات هو انه لا يمكن التحكم فيها ( الاضافه عليها – التعديل – الحذف ) الا من خلال واجهة البرنامج , مما ينقلنا للنقطة التالية ………..

ثانيا واجهة البرنامج:-

واجهة البرنامج هو الجزء الذي يمكن للمستخدم العادي التحكم فيه بسهولة , دون الحاجة لـ محاسب متخصص , او مبرمج . فكل ما علي المستخدم فقط ادخال البيانات , و يقوم البرنامج تلقائيا بتسجيل قيود اليومية و انشاء المعادلات لحساب الإيرادات و المصروفات و الأرباح و الخسائر و اعداد القوائم المالية و الميزانية , فعلى عكس جداول الاكسل ليس علي المستخدم ادخال اي معادلات من اي نوع سواء حسابية او محاسبية .

ايضا يقوم برنامج الحسابات ومن خلال قواعد البيانات بربط جميع هذه البيانات ليقوم باستخراج التقارير هذه التقارير قد تكون تفصيلية او مجملة , و منها يمكن للمستخدم العادي بكل سهولة فهم الوضع المالي للمؤسسة. برنامج الحسابات يتكون من اكثر من قسم وشاشة حيث انه يدير المبيعات – المشتريات – المخازن – الحسابات – شؤون الموظفين …… كما يقوم باستخراج عدد كبير من التقارير.

إذا و باختصار شديد برنامج المحاسبة غرضه يقابل استخدامة لذلك يقوم بادارة الحسابات بافضل شكل ممكن , هذا علي عكس جداول الاكسل التي تم استخدامها او تطويع عملها في مجال ليس هو الذي تم إنشاء البرنامج لأجله .

[ps2id id=’4′ target=”/]

تكلفة استخدام الاكسل كبرنامج حسابات في المؤسسة التجارية .

تقوم جداول الاكسل بإدارة العمليات الحسابية من خلال ادخال المعادلات يدويا , لذلك سوف تحتاج الي متخصص في الرياضيات ليقوم بإدخال المعادلات المعقدة او الاكثر تقدما الي الجداول . اذا تم استخدام البرنامج بهدف محاسبي , ستحتاج الي محاسب يقوم بادارة العمليات المحاسبيه بنفسه و التي لا يمكن تسجيلها علي الاكسل. سوف تحتاج الي تصفير ( مسح ) قواعد البيانات كل فترة ( قصيرة ) وذلك لصغر المساحة التخزينية لجداول الاكسل. لذلك ستتنازل عن بعض البيانات بسبب مسحها .

[ps2id id=’7′ target=”/]

10 فروقات جوهرية بين جداول الاكسل و برنامج الحسابات.

إذا و استنادا علي كل ما سبق اليك 10 فروقات جوهرية بين جداول الاكسل و برنامج المحاسبة:

1- الاكسل هو جداول لتسجيل البيانات و معالجتها حسابيا , برنامج الحسابات هو نظام متكامل لتسجيل بيانات و معالجتها محاسبيا وحسابيا من خلال قواعد البيانات وواجهة البرنامج.

2- يجب ادخال المعادلات الحسابية يدويا في جداول الاكسل , في برنامج الحسابات ليس عليك ادخال اي نوع من المعادلات فهذا الدور يقوم به البرنامج .

3-السعة التخزينية لقواعد بيانات جداول الاكسل اقل كثيرا جدا من السعة التخزينية لبرنامج الحسابات و التي قد تصل في برنامج الحسابات الي 5 جيجا . اي يمكن تخزين البيانات عليها لسنوات .

4-الاكسل لا يوفر صلاحيات المستخدمين بعكس برنامج الحسابات , و هذا يعني أن ايا من كان يمكنه التعديل علي او مسح البيانات او حتي نقلها من جدول لاخر ( نسخها ) .

5-في حالة ضياع البيانات في جداول الاكسل لا يمكن استردادها , في برنامج الحسابات يمكن استرداد البيانات من خلال خاصية استرجاع قواعد البيانات .

6-الاكسل لا يقوم بطباعة الفواتير او التقارير او يدعم الباركود , بعكس برنامج الحسابات الذي يدعم كل هذه العمليات بالاضافة الي طباعة ملصق الباركود ايضا .

7-من خلال برنامج الحسابات يمكنك الرجوع الي السنوات المالية الماضية للمؤسسة , ايضا يمكنك وضع تصور مستقبلي للميزانية (موازنه) بابسط الطرق و دون الحاجة لمحاسب مختص . هذا بعكس جداول الاكسل.

8- برنامج الحسابات يقوم باستخراج تقارير سهلة الفهم , مثل تقارير ( رصيد المخازن – مبيعات كل كاشير – الاصناف الاكثر ربحيه – الايرادات والمصروفات – يومية المبيعات – المبيعات و المشتريات خلال فتره – اصناف الموردين ……..) . هذا لا يقو به برنامج الاكسل علي الاطلاق.

9- بعض برامج الحسابات توفر خواص مميزة في البرنامج , كبرنامج اي سيلز المحاسبي الذي يوفر خاصية ( إدارة الاقساط – تحديث الأسعار اليا – ربط كل كاشير بخزينه منفصلة – التحويل بين الخزائن الفرعية الخزنة الرئيسية – دعم تعدد الوحدات – دعم تعدد الاسعار للصنف الواحد ….. ) كل هذه الخواص لا تدعمها جداول الاكسل لانها ليست من تخصصها.

10- اخيرا و بشكل قاطع لا يمكن إطلاق اسم برنامج حسابات علي جداول الاكسل فهذا ليس عملها .

[ps2id id=’8′ target=”/]

ايهما افضل للمؤسسات التجارية استخدام برنامج محاسبة ام جداول الاكسل ؟

بناء علي ما سبق , فمن الواضح أن الأفضل للمؤسسة التجارية لادارة حساباتها هو استخدام برنامج حسابات , فهو المتخصص في ادارة جميع العمليات التي تتم داخل المؤسسة . حسابيا و محاسبيا و حتى اداريا اذا كان البرنامج يوفر قسم ادارة شؤون الموظفين كـ برنامج حسابات اي سيلز. ومن ما سبق نستنتج أن برنامج الحسابات لا يحتاج بالضرورة الى محاسب لاستخدامه فيمكن للمستخدم العادي التعامل مع البرنامج بسهولة ( نتحدث هنا عن برامج حسابات المؤسسات الصغيرة الى المتوسطة كبرنامج اي سيلز ) , ايضا برنامج الحسابات و بما انه يستوعب مساحات كبيرة من البيانات يسمح لك بعقد مقارنات للوضع المالي في المؤسسة علي مدار اعوام .

أخيرا برامج الحسابات تناسب المؤسسات الصغيره والمتوسطه والكبيره , فايا كان حجم المؤسسة لا يمكن أن تستغني عن البرنامج الذي يدير الحسابات بدقة و سهولة و سرعه مع الحفاظ علي أمان وسرية البيانات. برنامج اي سيلز هو برنامج حسابات متخصص في ادارة المؤسسات التجارية الصغيرة الي المتوسطة ( المحلات – الشركات – المخازن …. )

المؤسسات التجارية التي يديرها اي سيلز